Aprende a Usar Relleno Rápido (Flash Fill) en Excel y Ahorra Tiempo

¿Cansado de llenar manualmente los datos en Excel? Descubre cómo el relleno rápido (flash fill) en Excel puede revolucionar tu flujo de trabajo. Esta potente herramienta te permite llenar datos automáticamente identificando patrones en tus entradas, ahorrándote valiosos minutos y evitando errores. Sigue leyendo para aprender cómo utilizar esta función y optimizar tu trabajo con hojas de cálculo.

¿Qué es el Relleno Rápido (Flash Fill) en Excel?

El relleno rápido, disponible en Excel desde la versión 2013, es una funcionalidad inteligente que reconoce patrones en los datos que introduces. En lugar de usar fórmulas complejas, simplemente comienzas a escribir el dato deseado en una columna adyacente, y Excel automáticamente completa el resto basándose en el patrón que detecta. ¡Es así de sencillo!

Cómo Extraer Nombres y Apellidos con Flash Fill

Una de las aplicaciones más útiles del relleno rápido es la extracción de nombres y apellidos de una columna de nombres completos.

Relleno rápido (flash fill) en Excel: Extraer el Nombre:

• En la columna junto a tus nombres completos, escribe el primer nombre de la primera entrada.
• Presiona Enter.
• Comienza a escribir el primer nombre de la segunda entrada. ¡Excel debería reconocer el patrón y autocompletar el resto de la columna!
• Si no se autocompleta, ve a la pestaña «Datos» y haz clic en «Relleno rápido» o usa el atajo de teclado Ctrl + E.

Relleno rápido (flash fill) en Excel: Extraer el Apellido:

• De manera similar, en otra columna adyacente, escribe el apellido de la primera entrada.
• Presiona Enter.
• Comienza a escribir el apellido de la segunda entrada. Excel debería reconocer el patrón y completar los demás apellidos.
• Si es necesario, utiliza la opción «Relleno rápido» en la pestaña «Datos» o el atajo Ctrl + E.

Combinar y Reorganizar Nombres Fácilmente

El relleno rápido no solo extrae información, sino que también te permite combinar y reorganizar datos de manera intuitiva.

Relleno rápido (flash fill) en Excel: Combinar Apellido e Inicial del Nombre:

• En una nueva columna, escribe el apellido seguido de la inicial del primer nombre (ej., «Apellido, N»).
• Presiona Enter y comienza a escribir el siguiente. Excel identificará el patrón y lo aplicará al resto de las filas.
• Reorganizar el Orden de los Nombres:
• Si tienes nombres en un formato (ej., Nombre, Inicial del Segundo Nombre, Apellido) y deseas otro (ej., Apellido, Nombre, Inicial del Segundo Nombre), simplemente escribe el primer resultado deseado en una columna nueva.
• Al comenzar la segunda fila, Excel debería ofrecer la autocompletación basada en el nuevo orden.

Trabajando con Fechas y Números

El relleno rápido también es eficaz para manipular fechas y números, aunque con algunas consideraciones.

• Separar Día, Mes y Año:
  1. Si tienes una columna con fechas completas, puedes separarlas en columnas individuales para el día, el mes y el año utilizando el mismo principio de escribir el resultado deseado en la primera fila y dejar que Excel reconozca el patrón.
• Formatear Números:
  1. Para formatear números, como números de teléfono, introduce el formato deseado en la primera celda adyacente (ej., (XXX) XXX-XXXX).
  2. Excel intentará replicar ese formato en las celdas restantes. Es importante revisar los resultados, especialmente con números, ya que Excel podría no siempre reconocer el patrón automáticamente y podría requerir el uso explícito de la opción «Relleno rápido».

Formatear Números de Teléfono con Relleno Rápido

Formatear números de teléfono puede ser tedioso si se hace manualmente. Con flash fill, puedes hacerlo rápidamente:

1. En la columna junto a tus números de teléfono sin formato, escribe el número en el formato deseado (ej., (123) 456-7890).
2. Presiona Enter y comienza a escribir el siguiente número. Excel debería aplicar el mismo formato al resto de la columna.
3. Si no sucede automáticamente, utiliza la función «Relleno rápido» (Ctrl + E).

La Importancia de Verificar los Resultados

Aunque el relleno rápido es una herramienta poderosa, es crucial verificar siempre los resultados. Excel se basa en el patrón que le proporcionas, y si el patrón inicial no es claro o consistente en tus datos, podría haber errores en el autocompletado. Dedica unos segundos a revisar la columna generada para asegurarte de que todo sea correcto.

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Conclusión

El relleno rápido (flash fill) es una herramienta increíblemente útil en Excel que puede ahorrarte una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo al llenar y manipular datos. Desde extraer nombres hasta formatear números, esta función inteligente simplifica muchas tareas comunes en hojas de cálculo. ¡Pruébalo y descubre cómo puede mejorar tu productividad en Excel!

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