WPS Sheets Capítulo 7: Validación de datos – Domina el control de entradas en tus hojas
¿Te has preguntado cómo evitar errores al ingresar datos en una hoja de cálculo? En el WPS Sheets Capítulo 7: Validación de datos, aprenderás a establecer reglas que aseguren la calidad y consistencia de la información. Desde restringir fechas hasta usar listas desplegables, este capítulo te guía paso a paso en uno de los temas más útiles para cualquier usuario de hojas de cálculo, sin importar su nivel.
Antes de dominar la validación de datos, es clave que le eches un vistazo al WPS Sheets Capítulo 6: Formato condicional. En ese episodio aprenderás a resaltar automáticamente valores según criterios específicos, lo que te ayudará a visualizar mejor los errores o datos importantes. Si combinas el formato condicional con la validación de datos, tus hojas de cálculo serán más inteligentes y funcionales. ¡No te lo pierdas! 💡📈
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¿Qué es la validación de datos en WPS Sheets?
En WPS Sheets Capítulo 7: Validación de datos, se presenta una función esencial para controlar lo que los usuarios pueden ingresar en una celda. ¿Por qué permitir cualquier tipo de dato si solo necesitamos fechas, números positivos o elementos específicos? Justamente para eso sirve la validación de datos.
Este recurso ayuda a prevenir errores comunes, asegura la calidad de la información y hace que las hojas de cálculo sean más profesionales y eficientes.
WPS Sheets Capítulo 7: Validación de datos-Cómo aplicar reglas de validación en WPS Sheets
Paso 1: Ubícate en la celda deseada
Selecciona la celda o el rango de celdas que deseas controlar. Luego, dirígete a la pestaña Datos y haz clic en Validación.
Paso 2: Configura el tipo de dato permitido
Dentro de la ventana de validación, puedes establecer qué tipo de datos se aceptarán. Algunas opciones comunes incluyen:
- Fechas: Puedes limitar que solo se acepten fechas posteriores a un año específico.
- Números enteros: Por ejemplo, restringir que las notas estén entre 0 y 10.
- Decimales: Ideal para aceptar calificaciones como 6,9 o 8,5.
Además, puedes añadir mensajes de ayuda y mensajes de error personalizados.
Validación de fechas: Solo fechas superiores al 2025
Una situación práctica del video es cuando se quiere evitar el ingreso de fechas pasadas. En este caso, se configura la validación para aceptar solo fechas posteriores al 1 de enero de 2025, mostrando un mensaje de error en caso contrario.
Este tipo de control es ideal para:
- Fechas de inscripción
- Tareas con fechas futuras
- Eventos próximos
Validación numérica: Entre 0 y 10 (¡ideal para calificaciones!)
Otro caso útil que se muestra en el video es cómo limitar las notas a un rango entre 0 y 10. Es importante considerar si se usarán números enteros o decimales y configurar la validación acorde a ello.
Consejo: Usa «decimal entre 0 y 10» si quieres permitir cifras como 6,5 o 9,8.
WPS Sheets Capítulo 7: Validación de datos-Listas desplegables para estandarizar respuestas
WPS Sheets Capítulo 7: Validación de datos con listas
Una excelente herramienta que se explora en este capítulo es la validación mediante listas desplegables. Puedes usar esta opción para limitar la entrada a valores específicos como:
- Género: Masculino, Femenino, Otro.
- Cargos: Ingeniero, Auxiliar, Contable, etc.
Estas listas pueden ser escritas manualmente o, alternativamente, basadas en rangos dentro de la hoja. Además, lo más interesante es que puedes editar los valores y, como resultado, la lista se actualizará automáticamente.
Validación con advertencia o mensaje informativo
No siempre es necesario bloquear el ingreso de datos. WPS Sheets permite usar advertencias o información en lugar de errores bloqueantes. Esto es útil cuando:
- Quieres advertir sin impedir el ingreso.
- Necesitas flexibilidad para casos excepcionales.
- Estás en proceso de revisión de datos.
Validación personalizada con fórmulas
En el apartado final del video, se menciona la opción de validación personalizada. Esta opción permite utilizar fórmulas para definir reglas más específicas según tus necesidades.
Aunque no se usa con frecuencia, es útil para usuarios avanzados que buscan condiciones personalizadas más allá de las opciones predeterminadas.
Conclusión
El uso de la validación de datos es una herramienta poderosa que todos deberían implementar en sus hojas de cálculo, sin importar su campo laboral. Como vimos en el WPS Sheets Capítulo 7: Validación de datos, configurar estas reglas no es complicado, pero sí marca una gran diferencia en la calidad de los datos.
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