Cómo Mantener Tus Documentos Digitales Organizados Sin Estrés
La documentación digital será el estándar en 2025. Si bien existen documentos en papel, generalmente se evitan debido a la dificultad de almacenarlos, organizarlos y buscarlos.
¿Cómo puedes mantener tus documentos digitales organizados? En la mayoría de las empresas, con el tiempo, la cantidad de documentos se vuelve excesiva para gestionarlos manualmente. ¿Cómo puedes hacerlo sin estrés?
Bueno, existen ciertas prácticas recomendadas y soluciones que puedes usar para mantener tus documentos digitales organizados fácilmente. Vamos a verlas.
Crear una estructura de carpetas clara
La gestión documental comienza con la organización y estructura de carpetas. El término «documentos» es general; incluso una sola persona puede tener documentos relacionados con diferentes aspectos de su vida, como historiales médicos, registros personales, registros financieros, etc.
Entonces, en lugar de almacenarlos todos en un solo lugar, cada uno debería tener sus propias carpetas. Para carpetas como Trabajar y Proyectos Personales,Donde es probable que haya cientos de archivos, debería haber subcarpetas.
Estas subcarpetas deben tener nombres que coincidan con las fechas o estén relacionadas con aspectos específicos del trabajo/proyecto. Por ejemplo, si realiza trabajos de diseño, debería tener subcarpetas con nombres específicos para cada tarea, por ejemplo:Diseños de páginas de destino de sitios web o Diseños de interfaz de usuario.
Esto hace que sea más fácil encontrar sus documentos más tarde.
Nombrar archivos de forma consistente
Uno de los problemas de la gestión de documentos digitales es la falta de coherencia en las convenciones de nomenclatura. Es necesario comprender que si se nombra todo de forma estandarizada, se podrán encontrar los documentos fácilmente.
En cambio, la mayoría de las personas usan esquemas de nombres aleatorios y, posteriormente, no pueden encontrar sus propios archivos. Incluso buscándolos, no recuerdan el nombre debido a los estilos de nombres aleatorios.
Por eso es importante adoptar una convención de nomenclatura de archivos y ceñirse a ella. Una excelente manera de hacerlo es agregar la fecha al final del nombre. Esto proporciona un método consistente para buscar archivos.
He aquí un ejemplo de una buena convención de nomenclatura:
- Factura_NombreDeLaEmpresa_2025-01-10
- Recibo_Comestibles_2025-02-03
Esta consistencia le ayudará a buscar y ordenar documentos más rápidamente.
Olvídese del papel con herramientas inteligentes
Si bien los documentos digitales son la norma, muchos lugares no han adoptado ni pueden adoptar los documentos en papel. Estos incluyen recibos, facturas, recibos y otros documentos.
Se suele almacenar en formato de imagen escaneandolas. Sin embargo, las imágenes no son adecuadas para el almacenamiento por varias razones:
- No es posible buscar dentro de un archivo de imagen para buscar texto o palabras clave específicas.
- Las imágenes son más grandes que los archivos de texto y generan escasez de almacenamiento.
Aquí es donde entran en juego herramientas como un imagen a texto convertir Puede ahorrar tiempo. En lugar de guardar montones de recibos escaneados o fotos de contratos, puede extraer rápidamente el texto y almacenarlo en formatos de búsqueda como DOCX, TXT y PDF. Esto no solo reduce el tamaño del archivo, sino que también facilita la localización de la información posteriormente.
Utilice el almacenamiento en la nube de forma inteligente
El almacenamiento en la nube, como G Drive, Dropbox y OneDrive, es excelente para mantener los documentos seguros y accesibles. Sin embargo, también requiere una estructura y organización de carpetas claras. Debe organizarlas de la misma manera que organiza sus carpetas locales para evitar confusiones.
De hecho, simplemente deberías sincronizar las carpetas de tu escritorio con la nube para que todo se actualice automáticamente. Esa es la forma más sencilla de administrar tu nube.
- Utilice software de gestión de documentos
El software de gestión documental (DMS) es un sistema que ayuda a las organizaciones a almacenar, organizar, rastrear y proteger documentos. Ofrece una serie de potentes funciones que mejoran drásticamente la gestión documental de las grandes empresas.
Estas son algunas de las características más potentes de un DMS.
- Almacenamiento centralizado de documentos para archivos PDF, Word, imágenes, etc.
- OCR (conversión de imagen a texto) para que los documentos escaneados se puedan buscar convirtiéndolos a formatos Word o PDF.
- Control de versiones y registros de auditoría para ver quién editó qué y cuándo. Esto evita cambios no deseados en los documentos.
- Controles de acceso y permisos para evitar fugas de documentos sensibles.
- Automatización del flujo de trabajo (aprobaciones, firmas electrónicas, archivo)
Pagar por un sistema así puede ser costoso, pero al final lo compensa con una mayor productividad.
Estandarizar los tipos de documentos
Un aspecto que mucha gente pasa por alto al gestionar sus documentos es el tipo de documento. Los archivos de Word y el Bloc de notas son excelentes para editar, pero no son adecuados para el almacenamiento. Esto se debe a que:
- Los archivos del Bloc de notas no admiten el formato de texto enriquecido.
- Los archivos de Word se mezclan cuando se abren en otros procesadores de texto o incluso cuando se abren en versiones anteriores de MS Office.
Los archivos PDF son excelentes en este sentido. Conservan su formato y siempre se ven iguales en todos los lectores de PDF. Además, puedes buscar palabras clave específicas en ellos, lo cual es otra ventaja.
Por eso, al almacenar sus documentos, considere usar un Convertidor de Word a PDF para estandarizar los tipos de documentos.
Revisar y ordenar periódicamente
Si bien las soluciones tecnológicas como DMS, las buenas convenciones de nomenclatura y el almacenamiento en la nube son excelentes, no eliminan la necesidad de revisiones manuales.
Debe revisar periódicamente su almacenamiento de documentos para detectar archivos innecesarios y duplicados.
Para ello, dedique tiempo cada mes a limpiar archivos innecesarios. Elimine duplicados, archive documentos antiguos y reorganice carpetas si es necesario. Puede usar un software de búsqueda de duplicados para ello. La mayoría de los sistemas de gestión de documentos (DMS) también cuentan con medidas anti duplicación, por lo que es posible que no necesite hacerlo con tanta frecuencia.
El mantenimiento regular evita que su sistema vuelva a sobrecargarse.
Reflexiones finales
Así que, ahí las tienes: las mejores prácticas para gestionar tus documentos, tanto a nivel personal como profesional. Buenos hábitos de nomenclatura, una estructura de carpetas organizada y la digitalización de documentos en papel son las medidas necesarias para que tus documentos sean manejables. Si ya tienes una estructura mal organizada, lamentablemente, tendrás que esforzarte para organizarla. Pero una vez que lo hayas hecho, no volverás a tener problemas.
